Italienische Bürokratie … und wie man am besten mit ihr umgeht

Legendär, gefürchtet und in ihrer Einzigartigkeit faszinierend: Die Bürokratie in Italien gleicht einem Weltwunder. Ähnlich wie die Pyramiden von Gizeh erhebt sie sich aus einer Umgebung, in der sie so fremd und unwirklich scheint, weil sie genau das Gegenteil von dem ist, was die italienische Bevölkerung der Welt vorlebt. Da trifft die behördliche Pedanterie und Arroganz auf die Entspanntheit und Freundlichkeit der Menschen und überschattet jede Logik einer sozialen Gemeinschaft. Unerschütterlich widersteht dieses Weltwunder allen Angriffen und Reformvorhaben, wehrt sich gegen jede Entbürokratisierung und vermag es sogar, beschlossene und umgesetzte Vorhaben zu mehr Bürgerfreundlichkeit mittels einer unerklärlichen Selbstheilungskraft von innen heraus wieder umzukehren.

Vielleicht habt ihr die Geschichten zwischen Steuermarken, Formularschlachten und der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner noch nicht selbst erlebt. Früher oder später trifft es aber jeden, der öfters in Italien ist.

Der Dschungel der italienischen Bürokratie ist unbeschreiblich, undurchschaubar und ein echtes Monster

„Non è logico … è un disastro!“ Das ist die mildeste Antwort, die man hört, wenn man Italiener auf bürokratische Vorgänge anspricht. Unmittelbar gefolgt von dem unvermeidbaren „fallo e basta, senza chiedere, senza permesso!“ (Mach es einfach, ohne zu fragen, ohne Genehmigung!).

Aber das widerspricht erstens unserem Deutschen Pflichtbewusstsein, zweitens ist das gar nicht so einfach … und drittens auch riskant. Wie also geht man am besten um mit diesem Monster, das sich kaum bändigen lässt? Freundlich und geduldig sein? Hilft nur im Ausnahmefall. Sich die Unterstützung der italienischen Landsleute suchen? Damit kommt man vielleicht einen Schritt weiter, aber die nächsten 156 Schritte muss man trotzdem selbst gehen. Bestechung? Führt entgegen der landläufigen Meinung kaum zum Ziel, da der italienische Behördenapparat in vielen Bereichen zweigleisig aufgebaut ist. Da sind die Behörden des Innenministeriums, die für fast alles zuständig sind. Und dann die Behörden des Verteidigungsministeriums, die die anderen Behörden überwachen und überprüfen. Dann kann es schon mal passieren, dass man zwar die Baugenehmigung „endgültig“ in Händen hält, dann aber Forestrale oder Carrabinieri (Organe des Verteidigungsministeriums) diese Baugenehmigung wieder einkassieren, weil ihnen etwas daran nicht gefällt. Diese Situation habe ich bereits vier mal erleben dürfen (nicht selbst, sondern bei Nachbarn).

Einen guten und witzigen Einblick in die italienische Bürokratie gibt ein Film, der 2016 die Kinos in Italien gefüllt hat. Mit dem Titel „Quo Vado“ erzählt er vom Leben eines italienischen Provinz-Beamten. Die Geschichten um die Bürokratie haben die Komödie zum erfolgreichsten italienischen Film aller Zeiten gemacht – und das will was heißen. Den Deutschen Filmtitel „Der Vollposten„* finde ich etwas unglücklich gewählt … trotzdem unbedingt sehenswert! Wer Italien mag, wird diesen Film lieben! Gibt’s bei amazon super-günstig als DVD, Blue-ray oder Prime-Video*.

Diese Tipps sind nicht die ultimative Lösung – aber sie können die entscheidenden Weichen stellen.

Ich habe mich in den letzten 20 Jahren oft gefragt, warum ich noch nicht zwischen den Mühlsteinen der italienischen Bürokratie zermahlen wurde … wahrscheinlich war viel Glück dabei. Aber ich hatte auch wertvolle Hilfe. Und sicherlich hat es mir auch geholfen, dass ich alles sehr bedächtig angegangen bin und immer auch das Monster als Mensch gesehen habe 😉

Hier meine Erfahrungen und Tipps – die werden euch zwar nicht retten, bilden aber zumindest eine Basis, um nicht sofort unterzugehen:

1. Erkundigt euch über die Regeln und Pflichten, die wichtig sind. Sobald es um Bauvorhaben geht, Verträge erstellt werden oder Geld den Besitzer wechselt, gibt es auch rechtliche Besonderheiten, die ihr einhalten müsst. Hierfür braucht ihr professionelle Unterstützung. Das kann ein Notar sein, ein Geometra, Architekt, ein verantwortungsbewusster Makler oder – teuer aber top – ein spezialisierter Anwalt. Sobald die Tragweite des Vorhabens so groß ist, dass ihr kein Risiko eingehen wollt, lohnen sich die Tausend Euro für einen Profi. Bei Bauvorhaben und größeren Geschäften ist das wohl immer der Fall.
2. Bei Bauvorhaben, Änderungen am Haus, umfangreichen Arbeiten oder Erdbewegungen … sobald von außen zu sehen ist, dass ihr etwas am Haus oder Grundstück ändert, kann eine Genehmigungspflicht vorliegen. Dachfenster, Solaranlage, Gartenzaun, neues Dach, Balkon, kleiner Pool … alles muss genehmigt werden. Und für die Genehmigung braucht ihr in den meisten Fällen die Unterschrift eines zugelassenen Fachmanns – z. B. Geometra oder Architetto. Natürlich auch einen Antrag. Und viel Geduld. In den meisten Fällen empfehle ich dringend, diese Genehmigungspflicht einzuhalten. Sonst kann richtig viel Ärger drohen. Eine erste Beratung kann euch euer Makler geben, über den ihr das Haus gekauft habt. Oder ihr wendet euch an einen Architekten oder Geometra vor Ort. Die beraten dann auch wirklich unabhängig und geben gerne ein paar kostenlose Tipps. Dafür bekommen sie dann evtl. einen Auftrag.
3. Regeln, die mit vertretbarem Aufwand eingehalten werden können, sollten auch unbedingt eingehalten werden – auch wenn es dadurch teurer wird. Dass der Scontrino, also der Kassenbon, nach jedem Einkauf noch bis zu einer Entfernung von 200 m zum Geschäft aufbewahrt werden muss, ist einfach zu befolgen. Das gilt übrigens auch, wenn ihr nur ein Eis in der Eisdiele kauft oder im Restaurant gegessen habt. Damit soll Steuerbetrug verhindert werden. Auch Dienstleistungen am eigenen Haus ohne Rechnungstellung würde ich vermeiden. Und wenn ihr tatsächlich euren Erstwohnsitz in Italien angemeldet habt, müsst ihr auch ALLE Autos und andere Verkehrsmittel, die ihr besitzt und in Italien nutzt, in Italien zugelassen haben – sonst werden sie konfisziert. Das gilt auch, wenn das Auto auf euren Vater in München zugelassen ist – das ist seit 2019 ganz neu und sorgt im Moment für sehr viel Unruhe. Selbst gemietete Fahrzeuge wurden schon beschlagnahmt, weil sie nicht in Italien zugelassen waren. Das gilt aber wie gesagt nur, wenn ihr den Erstwohnsitz in Italien habt.
   Und es gibt noch tausend weitere Beispiele, welche Possen die italienische Bürokratie schlagen kann … wenn ihr meine anderen Artikel lest, werdet ihr über einige Kuriositäten stolpern.
4. Nutzt die kommunalen sozialen Netze, um einen guten Kontakt zu den Behördenvertretern aufzubauen. Das ist in der Stadt nur schwer möglich, auf dem Land hingegen recht einfach. Denn der Behördenapparat ist in Italien ziemlich aufgebläht. Deshalb kennt auch jeder irgendjemanden, der auf der Behörde arbeitet. Und nach ersten Kontakten merkt man schnell: das bürokratische Monster besteht aus Menschen, die einzeln betrachtet durchaus verständnisvoll sein können. Und mit viel Freundlichkeit, Geduld und unbedingt auch Demut kann man da viel erreichen.
5. Manches kann tatsächlich auch so gemacht werden, wie von den italienischen Nachbarn empfohlen … Einfach machen! Dafür braucht es aber etwas Fingerspitzengefühl, eine gesunde Einschätzung, was möglich ist und idealerweise auch einen guten Draht zur Kommunalverwaltung, den man sich vorher aufbauen muss. In solchen Fällen wird die Garage, die ohne Genehmigung gebaut wurde, auch mal nachträglich abgenickt oder die unzulässige Zufahrt aufs Grundstück geduldet. Hierbei sind aber regionale und kommunale Besonderheiten zu beachten. Was in der Lombardei kein Problem ist, kann im benachbarten Piemont ein Sakrileg darstellen. Ich würde mir also in allen Fällen immer eine Zweitmeinung eines weiteren Nachbarn einholen, bevor ich das „fallo e basta“ befolge.
6. Hausbesitzer müssen auch ohne Aufforderung einige Zahlungen leisten, die sie teilweise zudem selbst berechnen müssen. Die verschiedenen Grundsteuern sind hier an erster Stelle zu nennen. Wenn ihr hier Fehler macht oder die Zahlungen versäumt, kann das sehr teuer werden. Auch hierfür braucht ihr professionelle Unterstützung durch einen Steuerberater (consulente fiscale). Näheres hierzu habe ich im Beitrag „Der (holprige) Weg zum eigenen Haus“ beschrieben.
7. Die Sache mit der Sprache und den Dokumenten … Das ist oft das größte Problem. Denn italienische Behördenvertreter sprechen NUR italienisch. Kein Englisch und schon gar kein Deutsch. Ob sie’s könnten, weiß ich nicht. Aber sie tun’s nicht. Was die Sprache angeht, kann man sich evtl. noch behelfen, indem man jemanden mitnimmt, der übersetzen kann. Das größere Problem ist aber der Schriftverkehr. Denn jeder behördliche Vorgang besteht aus Unmengen von Dokumenten, Formularen und anderen Schriftstücken. Die einen kommen von der Behörde, die anderen sollten von euch an die Behörde geliefert werden. Die von der Behörde lassen sich oft noch irgendwie übersetzen. Probiert’s mit Google translate, aber erwartet euch nicht zu viel. Das Behörden-Italienisch verstehen die allermeisten Italiener nicht. Ihr noch viel weniger und Google schon gar nicht. Noch schlimmer ist die andere Richtung: Denn eingereichte deutschsprachige Dokumente werden ausnahmslos nur akzeptiert, wenn sie mit einer beglaubigten Übersetzung eingereicht werden. Das könnt ihr in italienischen Übersetzungsbüros machen lassen, dann wird’s richtig teuer. Dann lieber über meinen favorisierten Online-Übersetzungsdienst Lingoking*. Hier bekommt ihr professionelle Übersetzungen für bereits unter 50 € pro Seite, mit Beglaubigung für unter 65 €. Lingoking bietet zusätzlich zur Textübersetzung auch Dolmetschen oder Telefondolmetschen an. Für Notfälle eine super Hilfe.

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Noch besser isses natürlich, ihr lernt selbst Italienisch. Ist gar nicht soooo schlimm. Wenn ich als Sprachenlegastheniker es geschafft habe, mich zu verständigen, kann das jeder andere auch. Könnt ihr hier nachlesen.

Wie könnte ich diesen Beitrag jetzt beenden? „Wie ihr seht, ist es gar nicht so schlimm mit der italienischen Bürokratie.“ … Stimmt leider nicht … Es ist schlimm!

Macht das beste draus und unterschätzt das Monster nicht

Ich denke, das ist der beste Weg, um in Italien klar zu kommen: Macht’s wie die Italiener und nehmt die bürokratischen Besonderheiten ernst ohne euch von ihnen die Freude am Leben nehmen zu lassen. Wann immer ihr denkt, dass ihr auch mit den äußersten Konsequenzen leben könnt und das Gartenhäuschen eben notfalls wieder abreißen müsst, könnt ihr auch einen Bogen um die Behörden machen. Ansonsten findet euch einfach damit ab, dass alles etwas komplizierter ist und professionelle Hilfe nicht ganz billig. Aber auch das langwierigste Genehmigungsverfahren hat irgendwann ein Ende und die Sonne Italiens versöhnt euch wieder mit den Zusatzkosten für Genehmigungen und Steuern.

Mein wichtigster Tipp: Nehmt es so entspannt wie möglich. Das hilft euch dabei, gegenüber den Behördenvertretern freundlich und geduldig zu bleiben. Und das ist wichtig! Denn wenn ein italienischer Beamter auf stur schaltet, habt ihr definitiv verloren!

Wie sind eure Erfahrungen? Wenn ihr was erlebt habt oder weitere Tipps loswerden wollt, freue ich mich, wenn ihr uns das über die Kommentarfunktion unten mitteilt.

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